Alt som er gjort er gjort!

Det som skiller de som er sånn passe flinke i jobben sin og de som er veldig flinke i jobben sin er verken utdannelsesnivå, fagekspertise eller annet fancy på CVen. Det er kort og godt evnen til å FÅ TING GJORT.

Vi har alle vært i møter der sterke personligheter har meninger om «ting som burde forandres» og «muligheter som burde tas tak i». Men etter møtet så skjer det ingen verdens ting. Kanskje ser du e-poster som går i runddans, som bare sendes videre og videre fordi ingen vil ta i mot den ballen. Og spør du om status på et prosjekt, så kommer svar av typen «vi har det på blokka»… Men det skjer ingen verdens ting.

Jeg har i mange år jobbet under mottoet «alt som er gjort er gjort». Alle må selvfølgelig finne sine metoder, men jeg vil dele mine tips for gjennomføring av «alt som er gjort er gjort»-mottoet. Jeg håper – og tror –  det kan være til inspirasjon.

Lag en «to do»-liste for deg selv.
Jeg har et enkelt oppsett i Excel med overskriftene «hva», «kommentar» og «frist». Dette oppdateres, sorteres etter tidsfrist, og printes hver mandag. Da kan jeg skrive på arket for hånd i løpet av uka, og oppdatere på pc´en på mandag igjen. Slik har jeg alltid kontroll.

Svar på flest mulig e-poster med en gang.
Veldig mange e-poster krever kun korte svar. Så istedenfor å lese gjennom, lukke og bruke energi på å huske å gå tilbake og svare senere, bare gjør det med en gang. Veldig mye mer effektivt – og utrolig hva du rekker via mobilen sånn innimellom.

Skriv møtereferat direkte på PCen.
Skriveblokk er «no go». Skriv referat rett inn i en ferdig mal du liker, slik at du kan sende til deltakerne allerede før du forlater møtet. Deilig! Jeg foretrekker actionreferat der det står hva vi ble enige om, og hvem som skal gjøre hva – når.

Bli enige om neste møte der og da, og kall inn i outlook umiddelbart.
Igjen, styr unna notatblokken!

Bruk ordet «konkret» mest mulig.
Når du er i møter (som du kanskje ikke leder) med folk som plaprer i vei om alt som skulle vært gjort, så spør et- eller flere av følgende spørsmål:
• Så helt konkret, hva betyr det i praksis?
• Helt konkret, hva kan jeg bidra med for at vi skal komme videre?
• Skal vi lande på en beslutning om en konkret vei videre?

Husk å sette tidsfrister på alt – ellers blir det ikke gjort.
Enten du leder et prosjekt, eller det bare er et møtereferat. Alle actions MÅ ha frister, men husk at disse må være oppnåelige. Og følg opp at fristene holdes.